Asistencia · 2 min de lectura
Checador con GPS: cómo controlar la asistencia desde el celular (y qué cuidar)
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El reloj checador de tarjeta o de huella sigue en muchas empresas, pero tiene problemas conocidos: se descompone, alguien checa por otro, no funciona para quien trabaja en campo y al final hay que pasar los registros a mano. Un checador en el celular resuelve casi todo eso, siempre que se implemente bien.
Cómo funciona una geovalla
Una geovalla es un círculo alrededor de tu centro de trabajo, con un radio que tú defines (por ejemplo, 150 metros). Cuando la persona quiere marcar, la app toma su ubicación en ese momento y solo deja registrar la entrada o salida si está dentro del círculo.
- Varios centros de trabajo: cada uno con su propia geovalla.
- Fuera del radio: la app le dice a cuántos metros está y RH puede revisar los intentos fuera de geovalla.
- Recepción con tablet: para quien no tiene celular, un código QR en la entrada funciona como kiosco.
Ventajas frente al reloj checador
| Reloj checador | Checador en el celular | |
|---|---|---|
| Costo de equipo | Un aparato por entrada | El celular de cada quien |
| Checar por otro | Común con tarjeta | Difícil: cada quien entra con su número y su código |
| Trabajo en campo | No aplica | Sí, con geovalla por sitio |
| Retardos | Se calculan después | Al momento, contra el turno de cada persona |
| Llegar a la nómina | Exportar y recapturar | Directo a la prenómina |
Lo que dice la ley (y qué cuidar)
La ubicación es un dato personal. La ley de protección de datos personales en posesión de los particulares pide, entre otras cosas, informar para qué se usa mediante un aviso de privacidad y tratar solo los datos necesarios para esa finalidad.
- Ubicación solo al marcar: el checador no debe rastrear a nadie durante el día. Basta con la ubicación del momento de la entrada y la salida.
- Aviso de privacidad: dáselo a tus colaboradores y explica que la ubicación sirve para validar la asistencia.
- Reglamento interior: deja por escrito cómo se registra la asistencia, la tolerancia y qué pasa si alguien no puede marcar.
- Conserva los registros: son tu prueba de la jornada y de las faltas (arts. 784 y 804 LFT).
Cómo implementarlo en una PyME
- Da de alta tus centros de trabajo con su dirección y el radio de la geovalla.
- Crea tus turnos con su horario y tolerancia, incluidos los nocturnos que terminan al día siguiente.
- Importa a tus colaboradores con su número de celular y número de empleado.
- Comparte cómo descargar la app: entran con su celular y un código por SMS, sin contraseñas.
- Revisa la primera semana con los supervisores y ajusta radios y tolerancias.
Con eso, las faltas, retardos y horas extra ya no se capturan: llegan solas a la prenómina y, si hace falta, se justifican desde la misma app.
Preguntas frecuentes
- ¿Es legal usar un checador con GPS?
- Sí, siempre que se informe a los trabajadores con un aviso de privacidad, se use la ubicación solo para validar la asistencia y se trate únicamente la necesaria, como la del momento de marcar entrada y salida.
- ¿Qué pasa si un trabajador no tiene celular?
- Se puede usar un kiosco: una tablet en la entrada con un código QR donde la persona registra su entrada y salida.
- ¿El checador por celular rastrea al empleado todo el día?
- No debería. Un checador bien diseñado solo toma la ubicación al momento de marcar, para comprobar que la persona está dentro de la geovalla de su centro de trabajo.
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Checador con geovalla incluido en tu plan
Tus colaboradores marcan con su celular solo dentro del radio de su centro de trabajo; RH ve la asistencia del día, los retardos y los intentos fuera de geovalla.