Nómina · 3 min de lectura
Prenómina: cómo dejar de capturar incidencias a mano en CONTPAQi o NOI
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Pregúntale a cualquier despacho contable cuál es la parte más pesada de la nómina de sus clientes PyME y la respuesta casi siempre es la misma: las incidencias. Llegan en una libreta, en una foto del checador, en un audio de WhatsApp o en un Excel con su propio formato. Alguien tiene que interpretarlas y capturarlas una por una en el sistema de nómina.
Qué es la prenómina
La prenómina es el resumen de lo que pasó en el periodo antes de calcular la nómina: quién faltó, quién llegó tarde, quién trabajó tiempo extra, quién estuvo de vacaciones o incapacitado y qué descuentos hay que aplicar. Con ese resumen el sistema de nómina calcula percepciones, deducciones, ISR e IMSS.
Qué incidencias debe llevar
| Incidencia | Unidad | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Falta injustificada | Días | Descontar el día y el séptimo día proporcional |
| Retardo | Minutos u ocurrencias | Aplicar lo que diga el reglamento interior |
| Incapacidad (por ramo) | Días | Enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad: el IMSS los trata distinto |
| Vacaciones y prima vacacional | Días | Pagar los días y su prima |
| Permisos con y sin goce | Días | Pagar o no el día |
| Suspensión | Días | Sanción disciplinaria sin goce de sueldo |
| Horas extra dobles y triples | Horas | Pagar tiempo extra según los arts. 67 y 68 LFT |
| Préstamos y adelantos | Pesos | Descontar el abono del periodo |
Por qué se vuelve un cuello de botella
- La información llega tarde y desordenada: el día de corte el despacho todavía está pidiendo datos.
- Nadie la valida: el contador termina investigando si una falta fue permiso o si unas horas extra estaban autorizadas.
- Se captura dos veces: quien lleva la asistencia la anota y el despacho la vuelve a teclear en CONTPAQi o NOI.
- No hay cierre: si alguien cambia algo después de calcular, la nómina ya no cuadra.
Un flujo que sí funciona
- Registro en el piso: los colaboradores checan con su celular y piden vacaciones o permisos desde una app; el supervisor aprueba.
- Prenómina automática: al cierre del periodo, el sistema junta faltas, retardos, ausencias aprobadas, horas extra validadas y descuentos.
- Revisión y aprobación: RH o el despacho corrige lo que haga falta y aprueba el periodo. Ya aprobado, queda cerrado.
- Exportación: se descarga un archivo con el formato que importa tu sistema de nómina y se carga sin recapturar.
El formato del archivo: el detalle que todo lo arruina
CONTPAQi Nóminas y Aspel NOI pueden importar incidencias desde un archivo, pero cada instalación tiene sus propias claves de concepto (FI, HE2, VAC…) y cada layout su orden de columnas, separador y formato de fecha. Un archivo que no respete eso se rechaza o, peor, entra mal.
Por eso en RAYA+ no adivinamos el formato: subes un archivo de incidencias que ya hayas usado y el sistema aprende sus columnas, la forma de escribir la fecha, los decimales y tus claves. También avisa si algún código de empleado no coincide. Desde ahí, cada prenómina aprobada sale con ese mismo formato.
Checklist para cerrar la prenómina
- ¿Todas las faltas tienen su justificación revisada?
- ¿Las incapacidades traen folio y ramo del IMSS?
- ¿Las horas extra están autorizadas y separadas en dobles y triples por semana?
- ¿Están los abonos de préstamos y adelantos del periodo?
- ¿El código de cada empleado coincide con el de tu sistema de nómina?
- ¿Quedó aprobada y cerrada antes de exportar?
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la prenómina?
- Es el resumen de las incidencias de un periodo (faltas, retardos, horas extra, vacaciones, incapacidades, permisos y descuentos) que se revisa y aprueba antes de calcular la nómina.
- ¿Se pueden importar incidencias a CONTPAQi Nóminas desde un archivo?
- Sí. CONTPAQi Nóminas y Aspel NOI permiten cargar incidencias desde un archivo. El archivo debe respetar las claves de concepto y el layout que usa tu instalación, por eso conviene generarlo a partir de uno que ya hayas importado.
- ¿Quién debe aprobar la prenómina?
- Normalmente RH o el dueño del negocio, con apoyo del despacho contable. Lo importante es que haya un cierre: una vez aprobada, no debería cambiar sin dejar registro de quién la reabrió y por qué.
RAYA+
Del checador a CONTPAQi, sin recapturar
RAYA+ arma la prenómina con lo que marcan tus colaboradores, RH la aprueba y se descarga con el mismo formato que tu sistema de nómina ya importa.